Aloittaessani Fluentilla vuosi sitten olin todella ison ja hienon haasteen edessä – miten auttaa rakennusliikeitä digitalisoimaan tuotantoa rakennustyömailla? Kiinteistörakentamisen digitalisaatio on valtion kärkihankkeita, ja on etuoikeus olla mukana tekemässä jotain näin suurta.
Olemme juuri lanseeranneet kaksi uutta sovellusta, joilla rakennustyömaiden tuotannonsuunnittelu ja datan kerääminen viedään täysin uudelle tasolle. Ennen kuin sovellukset ovat arkikäytössä rakennustyömaalla, niiden käyttöönotto on aina oma projektinsa. Mitkä seikat on siis hyvä huomioida ennen tuotannonsuunnitteluohjelmiston varsinaista käyttöönottoa?
Olen listannut alle mielestäni viisi tärkeintä asiaa, jotka huomioimalla uuden ohjelmiston käyttöönotto helpottuu huomattavasti.
1. Tarve, halu ja päätös
Rakennuspuolella ollaan pääsääntöisesti hyvin konservatiivisia mitä tulee tämän hetkisiin työskentelytapoihin. On tärkeää tiedostaa nykytilanne, kuten kuinka paljon Excelin pyörittämiseen tai tiedostojen etsimiseen kuluu aikaa, tai kuinka vähän loppujen lopuksi on faktatietoa tehdyistä työvaiheista ja kulutetuista ajasta ja resursseista. Kun tiedostetaan tarve kehittää ja tehostaa tuotantoa, tarvitaan lisäksi halu ja päätös lähteä muuttamaan asioita.
2. Mitä lähdetään tehostamaan?
Ongelmakohtien tiedostaminen on oleellista, mutta yhtä lailla on tärkeää tiedostaa, mitä haluamme uudelta ohjelmistolta ja mitä haluamme tehostaa rakennustyömaalla. Halutaanko tehostaa työnjohtajan ajansäästöä konttorilla, vähentää käveltyjä kilometrejä työmaalla vai ehkä parantaa tiedonkulkua työnjohdon ja työntekijöiden välillä? Halutaanko pitää historiatieto tehdyistä töistä helposti saatavilla vai haetaanko kenties tehokkuutta tuotantoon hukka-aikaa vähentämällä? Mitä tarkemmin tavoitteet ovat määritelty, sitä helpommin pystytään mittaamaan sovelluksen tuomia hyötyjä.
3. Avainhenkilöiden sitoutuminen hankkeeseen
Uuden ohjelmiston käyttöönotossa ja jalkauttamisessa on erityisen tärkeää, että hankkeelle annetaan aikaa eikä sitä hoideta vain “siinä sivussa”. Totuus on, että kellään ei ole liiemmin ylimääräistä aikaa, joten käyttöönottoon on varattava kalenterista tilaa. Käyttöönoton suunnittelua ja avainhenkilöiden sitoutumista hankkeeseen ei voi koskaan peräänkuuluttaa liikaa. Käyttöönottokin täytyy ajatella investointina.
4. Ajattelun uudelleenohjelmointi
Kun asiat on totuttu tekemään tietyllä tavalla, on haastavaa muuttaa ajattelua ja toimintatapoja. Oikeastaan kaikki ajattelu pitäisikin aloittaa täysin alusta! Kuvittele jos ei olisikaan enää paperilappuja, kuulakärkikyniä eikä Excel-taulukoita eikä toisistaan irrallaan olevaa tietoa? Mitä jos kaikki pyörisi keskitetysti yhden järjestelmän kautta ja kaikki tehty työ tallentuisi samaan järjestelmään, valmistelevat suunnitelmat ja viikkosuunnitelmat tehtäisiin ohjelmistoa apuna käyttäen ja kerättyä tietoa voitaisiin hyödyntää taas seuraavan kohteen suunnittelussa? Teknologia tarjoaa tähän mahdollisuuden – ajattelun uudelleenohjelmointi ja toimintatapojen muutos vievät sen käytäntöön.
5. Yhteinen päämäärä
Ohjelmistojen on tarkoitus tukea toimintaa niin, ettei sitä edes mielletä ”ohjelmistoksi” vaan päivittäiseksi työkaluksi. Käyttöönoton täytyy mennä sujuvasti ja työkalun käytöstä tulla päivittäistä rutiinia. Hankkeen onnistumisen kannalta on myös erityisen tärkeää, että asiakas ottaa aikaa ohjelmiston käytön opetteluun omassa toimintaympäristössään, ja toimittaja tarjoaa parhaan mahdollisen tuen ohjelmiston käyttöön liittyen. Alkuvaiheen jokainen investoitu tunti aikaistaa ohjelmiston sulautumista arkiseksi työkaluksi.
Harrastan itsepuolustuslajia viidettä vuotta. Aina kun treeneissä tulee kontakti toisen henkilön kanssa, meihin jokaiseen on ohjelmoitu vaistomainen vastareaktio. Monet liikkeet, joita treeneissä opettelemme, ovat kehon uudelleen ohjelmointia. On reagoitava eri tavalla kuin mitä normaalisti on totuttu tekemään. Silloin tapahtuu kehitystä ja yllätetään vastustaja.
Rakentamisen digitalisaatiossa pätee sama: pitää poiketa perinteisistä malleista, jotta voi kehittyä ja nousta markkinajohtajaksi.
Kirjoittaja on Fluent Progress RT Oy:n entinen myyntipäällikkö, intohimoinen penkkiurheilija sekä itsepuolustuslajin harrastaja.